Büroumzug in Stuttgart ohne Betriebsausfall

Ein Büroumzug ist nicht gelungen, wenn der Wagen leer ist, sondern wenn der erste Mitarbeiter am Morgen danach wieder an seinem Platz sitzt und arbeiten kann. Deshalb planen wir von hinten nach vorn: Zuerst steht fest, welche Arbeitsplätze zum Wochenanfang besetzt sein müssen, dann folgt die Reihenfolge der Fuhren, und erst zuletzt die Uhrzeit, zu der der Wagen vorfährt.

Für ein Büro mit bis zu zwölf Arbeitsplätzen reicht ein Werktag. Wer mehr hat, teilt den Umzug in zwei Abschnitte: Die eine Hälfte zieht und arbeitet am neuen Standort weiter, die andere folgt zwei Tage später. So steht nie der ganze Betrieb still, und niemand sitzt vor einem Tisch ohne Anschluss und ohne Unterlagen.

Was diese Planung braucht, ist eine Liste und keine Schätzung. Beim Aufmaß zählen wir Arbeitsplätze und nicht Quadratmeter: Tisch, Stuhl, Behälter unter dem Tisch, Bildschirm, Rechner, Telefon. Daraus ergibt sich, wie viele Fuhren nötig sind, welcher Wagen fährt und wie viele Kräfte auf jeder Tour mitgehen.

Das klären wir, bevor der erste Behälter gepackt wird

• Welche Arbeitsplätze am ersten Tag nach dem Umzug besetzt sein müssen
• Wer am neuen Standort aufschließt und die Zustellung abnimmt
• Ob Strom und Netzwerk an den neuen Stellplätzen bereits liegen
• Welche Etage beide Adressen haben und ob ein Aufzug bis dorthin fährt
• Wo der Wagen halten darf und wie lang der Weg von dort zur Bürotür ist

Mit Filzstift beschriftete Behälter sind der häufigste Grund, warum ein Büroumzug am zweiten Tag noch nicht fertig ist. Auf achtzehn Behältern steht "Buchhaltung", und niemand weiß, auf welchen Tisch der einzelne gehört. Wir arbeiten deshalb mit Zahlen: Jeder Stellplatz am neuen Standort bekommt eine, und alles, was dorthin gehört, trägt dieselbe.

Die Nummern kommen vor dem Umzug ins Haus. Wir kleben sie an die neuen Stellplätze, Sie verteilen die passenden Aufkleber auf Behälter, Bildschirme und Tische. Am Zieltag liest die Mannschaft nur noch Zahlen und fragt nicht nach Abteilungen. Auf dreißig Arbeitsplätzen spart das gut zwei Stunden, in denen sonst jemand mit einem Behälter im Gang steht und wartet.

Dazu gehört ein Plan des neuen Standorts, und zwar einer mit Nummern und nicht mit Namen. Namen ändern sich zwischen Planung und Umzugstag, Nummern bleiben. Setzt sich jemand doch an einen anderen Tisch, wird der Aufkleber geändert und nicht die halbe Ladefläche umsortiert.

Ein laufender Meter Aktenordner bringt um fünfzig Kilogramm auf die Waage. Eine Schrankwand mit sechs Fächern über drei Meter Breite trägt damit mehr Gewicht als jedes Möbelstück im Raum. Deshalb fahren Akten nie im Schrank mit: Der Schrank geht leer auf die Ladefläche, die Ordner gehen in Behälter, die ein Mensch noch heben kann.

Personalunterlagen, Verträge und Buchhaltung dürfen auf dem Weg nicht einsehbar sein. Solche Bestände fahren in verschlossenen Behältern, die beim Auszug zugezogen und erst am Stellplatz wieder geöffnet werden. Wer den Schlüssel behalten will, behält ihn; die Mannschaft braucht ihn nicht, weil sie den Behälter nur rollt, hebt und absetzt.

Was ins Archiv gehört und am neuen Standort keinen Platz hat, muss gar nicht mitfahren. Alte Bestände lassen sich getrennt packen und zwischenlagern, bis entschieden ist, was aufbewahrungspflichtig bleibt. Wie das gerechnet wird, steht unter Einlagerung ab Stuttgart. Behälter leihen wir für 0,80 € je Stück und Woche aus und holen sie nach dem Umzug wieder ab.

So geht der Aktenbestand auf die Tour

• Ordner behalten ihre Reihenfolge, Fach für Fach in denselben Behälter
• Jeder Behälter trägt die Nummer des Stellplatzes, auf den er gehört
• Vertrauliches fährt verschlossen und wird erst am Ziel geöffnet
• Schränke und Regale fahren leer, damit die Böden nicht durchhängen
• Gefüllt wird bis zur Griffhöhe und nicht bis zum Rand

Ein Aufzug, der bis zur Büroetage fährt, hält den Grundbetrag bei ab 319 € je Adresse. Dafür muss er zwei Dinge können: Die Kabine muss den längsten Tisch aufnehmen, und die Lastgrenze muss zwei beladene Behälter samt Kraft tragen. Beides notieren wir beim Aufmaß, dazu die Frage, ob die Kabine für den Umzugstag belegt werden darf und wer den Schlüssel dafür hat.

Fehlt der Aufzug oder endet er eine Etage unter dem Büro, greift die Leiter. Die zweite Etage ohne Aufzug steht bei ab 391 €, die vierte und darüber bei ab 463 €. Zieht ein Büro aus dem zweiten Obergeschoss in ein Erdgeschoss mit Hofzufahrt, sind das 391 Euro und 319 Euro, zusammen 710 Euro; enthalten sind darin der Kofferwagen, zwei Kräfte sowie Decken und Gurte.

Treppenhäuser in Bürohäusern sind breiter als im Wohnhaus, dafür haben sie Brandschutztüren, die von allein zufallen. Jede Fuhre braucht deshalb jemanden, der den Weg offen hält, sonst trägt eine Kraft mit dem Ellbogen gegen eine Tür. Ab der dritten Etage nehmen wir dafür die dritte Kraft dazu, die für den ganzen Termin 119 € kostet.

Rechner, Bildschirme und der Netzwerkschrank sind das Letzte, was eingepackt wird, und das Erste, was am neuen Standort wieder herauskommt. Der Grund ist einfach: Ohne Technik arbeitet niemand, auch wenn alle Tische längst stehen. Deshalb fährt sie gesondert gesichert und nicht unter Tischplatten verkeilt.

Kabel gehen nicht in einen Sammelbehälter. Jeder Rechner bekommt seinen eigenen Beutel mit dem Zubehör, das an ihm hing, und der Beutel trägt die Nummer des Stellplatzes. Bildschirme fahren aufrecht und in Decken gewickelt, nie flach übereinander, weil die Ladefläche bei jeder Bremsung arbeitet. Decken leihen wir für 2,20 € je Stück und Woche, eine Rolle Noppenfolie kostet 18 €.

Anschließen und einrichten gehört nicht dazu, das bleibt bei Ihrer Betreuung. Wir setzen das Gerät auf den Tisch, stellen den Netzwerkschrank an seinen Platz und legen den Beutel daneben. Wer die Technik mit uns abbauen möchte, bucht eine Kraft mit Werkzeugkiste für ab 29 € je Stunde; fünf Stunden sind damit 145 Euro.

Die Rechnung hat drei Zeilen. Erste Zeile: die Etage der alten Adresse. Zweite Zeile: die Etage der neuen. Dritte Zeile: der Tragweg, wenn er über fünfzehn Meter liegt. Ein Büro im Erdgeschoss, das in ein Obergeschoss mit Aufzug bis zur Tür zieht, steht bei zweimal 319 Euro, also 638 Euro.

Kommt am neuen Standort ein Tragweg von 24 Metern über einen Innenhof dazu, erscheint er mit 29 € je Adresse als eigene Zeile: 638 Euro und 29 Euro sind 667 Euro. Soll eine dritte Kraft den ganzen Termin mitarbeiten, sind es mit 119 € zusammen 786 Euro. Jede dieser Zeilen steht vorher im Angebot und nicht hinterher auf der Rechnung.

Reicht eine Fuhre nicht, fährt ein zweiter Wagen auf derselben Tour mit, und der kostet 21 € je Stunde; sechs Stunden sind 126 Euro. Die vollständige Tafel mit allen Zuschlägen liegt auf der Preisseite. Gehören zum Umzug auch Werkstatt, Lager oder Verkaufsfläche, lesen Sie weiter unter Firmenumzug Stuttgart.